Etkili Teklif Talebi (RFQ) Nasıl Hazırlanır?

Belirsiz talep, belirsiz teklif getirir

Teklif talebi (RFQ), satın alma sürecinin en çok küçümsenen adımıdır. Alıcıların büyük bölümü birkaç cümlelik bir mesaj gönderir ve sonra gelen tekliflerin birbiriyle karşılaştırılamaz olmasına şaşırır.

Sorun tedarikçilerde değil, talebin kendisindedir. Eksik bilgiyle karşılaşan tedarikçi iki şeyden birini yapar: ya varsayımda bulunur ve bu varsayımı teklifte belirtmez, ya da riski fiyata yansıtarak yüksek bir rakam verir. Her iki durumda da siz kaybedersiniz.

İyi hazırlanmış bir RFQ üç şeyi aynı anda sağlar: daha hızlı dönüş, daha doğru fiyat ve elmayla elmayı karşılaştırabildiğiniz bir değerlendirme tablosu.

Olmazsa olmaz sekiz bilgi

Aşağıdakiler olmadan gönderilen bir talep, tedarikçiyi tahmin etmeye zorlar.

• Ürün veya hizmet tanımı: Teknik spesifikasyon, uyulması gereken standart, malzeme cinsi ve varsa çizim veya numune bilgisi.
• Miktar ve birim: Net adet, ton, metre veya metrekare. Kademeli miktar soruyorsanız kademeleri açıkça yazın.
• Kalite beklentisi: Kabul edilebilir tolerans aralığı ve varsa zorunlu sertifika.
• Hedef teslim tarihi: Ne zaman ihtiyacınız olduğu, sipariş tarihinden itibaren kaç hafta değil.
• Teslim yeri ve Incoterms: Şehir, ülke ve hangi teslim koşulunda fiyat istediğiniz.
• Ambalaj gereksinimi: Palet ölçüsü, koli içi adet, etiketleme ve varsa özel işaretleme.
• Ödeme koşulu beklentisi: Peşin, vadeli veya akreditif; hangisine açık olduğunuz.
• Teklif geçerlilik süresi: Fiyatın ne kadar süre bağlayıcı olmasını istediğiniz.

Miktarı doğru ifade etmek

Miktar, teklifi en çok etkileyen tek değişkendir. "Yaklaşık bin adet" ile "ilk siparişte bin adet, yıllık öngörü on iki bin adet" arasındaki fark, gelen fiyatta çift haneli yüzdelere ulaşabilir.

Yıllık öngörünüzü paylaşmak sizi bağlamaz ama tedarikçinin fiyatlama mantığını değiştirir. Tek seferlik alım gibi görünen bir talep, tedarikçinin en yüksek marjla yaklaştığı taleptir.

Miktar kademelerini sormak da güçlü bir yöntemdir: beş yüz, bin ve iki bin adet için ayrı ayrı fiyat isteyin. Böylece ölçek avantajının nerede başladığını görür, sipariş büyüklüğünüzü ona göre planlarsınız.

Spesifikasyonu netleştirmek

Teknik tanımda en sık yapılan hata, marka veya model adı vererek "bunun muadili" demektir. Bu ifade tedarikçiye çok geniş bir yorum alanı bırakır.

Bunun yerine ölçülebilir özellikleri yazın: boyut ve tolerans, malzeme kalitesi ve standart kodu, yüzey işlemi, dayanım değeri, çalışma sıcaklığı aralığı. Bir özellik ölçülemiyorsa muhtemelen anlaşmazlık konusu olacaktır.

Numune gönderebiliyorsanız gönderin. Bir numune, üç sayfalık teknik açıklamadan daha az yanlış anlaşılır.

Teslim koşulunu baştan belirlemek

RFQ'da Incoterms belirtmezseniz her tedarikçi kendi alışkanlığına göre fiyat verir. Biri fabrika teslim, diğeri varış limanına kadar navlun dahil fiyatlar ve iki teklif arasındaki fark gerçek fiyat farkını değil, kapsam farkını yansıtır.

Çözüm basittir: RFQ'da tek bir teslim koşulu belirtin ve tüm tedarikçilerden aynı koşulda fiyat isteyin. Merak ediyorsanız ikinci bir koşulu da isteyin, ama karşılaştırmayı tek koşul üzerinden yapın.

Hedef fiyat paylaşılmalı mı?

Bu tartışmalı bir konudur ve doğru cevap duruma bağlıdır.

Hedef fiyat paylaşmanın faydası, tedarikçinin gerçekçi olmayan bir beklentiyle zaman kaybetmesini engellemesidir. Bütçeniz belliyse ve bu bütçenin altında kalmak zorundaysanız, bunu söylemek herkesin zamanını korur.

Riski ise, hedefin üzerinde fiyat verecek tedarikçinin doğrudan hedefe yakınsayarak daha ucuz verebileceği fiyatı vermemesidir. Rekabetin yoğun olduğu standart ürünlerde hedef fiyat paylaşmamak, özel üretim ve mühendislik gerektiren işlerde paylaşmak genellikle daha iyi sonuç verir.

Teklifleri değerlendirme tablosu

Teklifler geldiğinde hepsini tek bir tabloya indirin. Sütunlar şunlar olmalıdır: birim fiyat, minimum sipariş miktarı, kalıp veya kurulum bedeli, teslim süresi, teslim koşulu, ödeme vadesi ve geçerlilik süresi.

Ardından toplam maliyeti hesaplayın: birim fiyat çarpı miktar, artı tek seferlik bedeller, artı teslim koşulundan doğan navlun ve sigorta farkı. Sıralamanın bu hesaptan sonra değişmesi çok sık görülür.

Son olarak sayısal olmayan iki sütun ekleyin: teklife dönüş hızı ve teklifin açıklık düzeyi. Bu iki sütun, ileride yaşayacağınız iletişim deneyiminin en iyi öngörüsüdür.

Sık yapılan beş hata

• Aynı talebi tek bir tedarikçiye göndermek ve karşılaştırma imkânı bırakmamak
• Teslim tarihini "en kısa sürede" diye yazmak
• Ambalaj ve etiketleme gereksinimini sipariş aşamasına bırakmak
• Teklif geçerlilik süresi istememek ve fiyat değiştiğinde şaşırmak
• Teknik soruları cevapsız bırakıp tedarikçiyi varsayım yapmaya zorlamak

MAKTOL'de nasıl uygulanır?

Teklif talebi formu yukarıdaki alanların çoğunu hazır olarak sunar; talebinizi tek seferde birden çok tedarikçiye iletebilirsiniz. Gelen teklifler tek ekranda listelendiği için karşılaştırma tablosunu ayrıca kurmanız gerekmez.

Talebinizi kategori ve şehir bazında hedeflemek, konuyla ilgisi olmayan tedarikçilerden gelen teklif trafiğini de belirgin biçimde azaltır.